Es ist unbedingt erforderlich, für alle Mitarbeiter:innen, auch geringfügig Beschäftigte, genaue und den gesetzlichen Bestimmungen entsprechende Arbeitsaufzeichnungen zu führen. Im Falle einer Prüfung durch die Behörden (Arbeitsinspektorat, Österreichische Gesundheitskasse, Gemeinde, Finanzamt) müssen diese Aufzeichnungen lückenlos und vollständig für sämtliche Mitarbeiter:innen vorgelegt werden.
Achtung: Dass ein:e Arbeitnehmer:in einen All-in-Vertrag oder eine Überstundenpauschale hat, befreit den Arbeitgeber nicht von der Pflicht, Arbeitsaufzeichnungen zu führen bzw. führen zu lassen.
Können diese Arbeitsaufzeichnungen im Zuge einer Prüfung (GPLB) nicht vorgelegt werden, so kann es nicht nur zur Nachverrechnung von Sozialversicherungsbeiträgen kommen, sondern es wird dieser Sachverhalt ebenfalls an das Arbeitsinspektorat weitergeleitet.
Änderungen der Arbeitszeit (z.B. Stundenreduktion) sind grundsätzlich in Schriftform (z.B. als Zusatz zum Dienstvertrag) festzuhalten.
Bei Zeitaufzeichnungen mit fixen Pausenregelungen (nach 6 Stunden mindestens 30 Minuten) muss die Einhaltung der Pausen regelmäßig vom Dienstgeber überprüft werden. Bei Arbeitszeitmodellen mit kurzer und langer Woche ist für Lehrlinge zwingend ein Antrag auf Bewilligung an das Arbeitsinspektorat zu stellen, da bei Lehrlingen die tägliche Höchstarbeitszeit mit 8 Stunden begrenzt ist.
Zudem ist es auch notwendig, dass für Poolfahrzeuge oder Fahrzeuge mit halbem Sachbezug, sowie für Kilometergeld bei Privatfahrzeugen, ein Fahrtenbuch geführt wird. Diese Aufzeichnungen müssen handschriftlich geführt werden, ein in Excel geschriebenes Fahrtenbuch wird bei einer Prüfung grundsätzlich nicht anerkannt.
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